פרק 131: להספיק יותר, ובנחת – על ניהול משימות תחת הצפה. מורית מארחת את טלי סגל

להספיק יותר, ובנחת – על ניהול משימות תחת הצפה. מורית מארחת את טלי סגל

טלי סגל היא מנכ"לית ומייסדת "בו בזמן" – המקפצה לניהול זמן בעולם העבודה החדש

צוותי גיוס תמיד נדרשים לעשות יותר ממה שהזמן מאפשר ביום. כולנו, תמיד, בהצפה של משימות. אבל יש דרכים מוכחות לעבוד בצורה יעילה יותר ואפילו בנחת. חשוב תמיד – ובימים הטעונים והעמוסים האלה, יותר מאי פעם. לכן הזמנתי את טלי לשיחה על ניהול משימות תחת הצפה. לקראת השיחה טלי שלחה סקר למשתתפים

קיימנו את המפגש ב 29/1, יום ה-115 ל 7/10 🎗️

אתגרי ניהול הזמן בעולם העבודה החדש:

4 תופעות שמביא איתו עולם העבודה החדש – שמקשים עלינו ומחייבים אותנו לפתח מיומנויות ניהול זמן מותאמות:

מאפיין עולם העבודה	אתגר ניהול הזמן	המיומנות הנדרשת
כמות	חוויית הצפה, מגה-טסקינג = יש לי יותר משימות ממה שאני יכולה להכיל	ניהול משימות תחת הצפה
חוסר ודאות	ריבוי בלת"מים	ניהול בלת"מים
סביבה טכנולוגית	ריבוי הסחות דעת, קפיצה מדבר לדבר	ניהול פוקוס
זליגת העבודה הביתה	טשטוש גבולות, לחץ  ושחיקה	ניהול אנרגיה ואיזון

לקריאה נוספת מתוך "בלוג-בזמן": מה זה "ניהול זמן בעולם העבודה החדש"?

המודל של בו בזמן לניהול משימות בהצפה –

• קליטה – התארגנות אישית בתוך ריבוי מידע – ריבוי מיילים, וואטסאפ, רשימות…
• החלטה – איך עושים תעדוף בעידן שהכול בו נראה חשוב?
• הבלטה – מניעת דחיינות של מה שתיעדפתי – החשוב שלא קורה
• השקטה – ייעול ושיפורי הספק עי צמצום הפרעות וקפיצות

לקריאה נוספת מתוך "בלוג-בזמן": איך זה, שדווקא את מה שהכי חשוב לנו, אנחנו דוחקים הצידה?

המלצות לניהול מיילים

• "צברת-רוקנת" – לא לקפוץ על כל מייל/הודעה שנכנסים [בסקר נמצא שכשליש נכנסות כל כמה דקות]
• "נגעת – העפת"  – נגיעה פעם אחת [או תיוק או חיסול או יומן]
• תיוק – לא להתפזר [בסקר ראינו ש- 68% מהמשיבות עובדות עם עשרות תיקיות] 
• אינבוקס זירו – יותר משליש [מסקר 36% עם אלפי מיילים בתיבה, שזה יותר מהממוצע באוכלוסיה הרחבה]

לקריאה נוספת מתוך "בלוג-בזמן":

ארבע המלצות-זהב על תיוק מיילים בתיקיות בתוך האינבוקס

אינבוקס זירו – על השקט בדוא"ל ועל השקט בראש: מייל ח"י-מ"ת

המלצות לעבודה יעילה עם הוואטסאפ

• פונקציונליות – לא כללית, אלא לתחום מסויים ספציפי
• שימוש בארכיון ארכיון
• ביטול וי כחול

לקריאה נוספת מתוך "בלוג-בזמן":

על נפלאות הוואטסברת – קבוצה עם עצמי בוואטסאפ

ביטול הוי הכחול בוואטסאפ – שינוי קטן, רווח עצום!

איך עושים תיעדוף בשיטת האימפקט?

נתבונן ברשימת המשימות הארוכה שלנו ונחליט… לפי האימפקט = מה שהתוצאות שלו יותר משמעותיות!

שלוש שאלות עלינו לשאול עם המשקפיים של האימפקט:

אפקטיביות – מה הכי מקדם יעד משמעותי שהגדרתי? איפה הפארטו שלי?

יעילות – ביצוע של זה יחסוך הרבה משאבים בהמשך, או ישחרר צוואר בקבוק

הרגשה – אם אעשה את זה. ארגיש הקלה עצומה או שמחה גדולה

חשיבותו של היומן כדי לגרום למשימות שתיעדפתי – לקרות!

יומן הוא המקום להוריד כוונה כללית ולקדם מאוד את סבירות הביצוע שלה.

• לא מספיק התכוונות שלנו, יש כוונה ויש כוונה מוכוונת ליישום – אם אני רושמת משימה+מתי והזמן המוקצב לה יש פי 3 סיכוי שזה יתבצע.
• משימות קצרות – לרשימה, משימות ארוכות – ליומן!

ומה לעשות עם הבלתמים שדורסים חלק גדול מהתכנון?

• להשאיר מקום – לא לתכנן "שטיח"

  • לשעת להדוף חלק מהבלת,מים להמשך-  ראו את הרצאת הטד הבאה על חדר מיון  – לא הכול "אדום"… הרוב יכול לקרות כשאסיים את מה שהיה לי חשוב…  Simple Ways to Reduce Stress Right Now Darria Long , 2019)

לקריאה נוספת מתוך "בלוג-בזמן": טיפול בדחיינות בעבודה: "תיקים" תקועים

איך בכל זאת להיות יותר "בנחת"?

מתוך הזוויות של ניהול זמן יש כמה פרקטיקות שמוכחות גם כמשפרות הספק וגם מפחיתות לחץ – כמה דוגמאות:

• צמצום מולטיטסקינג וסוויצינג
• להוריד מהראש אל הדף
• אינבוקס זירו – כניסה 4 פעמים ביום
• רשימה קצרה
• תעדוף לפי אימפקט – גם הרגשה
• הפסקות קצרות בין ישיבות

כך נוכל צמצם את הקפיצה מדבר לדבר, שהיא גורם הלחץ העיקרי:

• התראות – להסחות טכנולוגיות
• דף לוכד – להסחות עצמיות
• ריכוז דומות  – עוברים בין משימות אבל לא בין  הקשרים או דפוסי חשיבה
• לסגור זמנים לספרינטים 
• שעון ביולוגי סקר

לקריאה נוספת מתוך "בלוג-בזמן": הטרגדיה של האנשים שבטוחים שמולטי-טסקינג זה דבר טוב

מילות סיכום

• סדר במשימות- סדר בראש – סדר בנשמה >> הפשטות
• ההתאמה האישית – לכל אחד מתאים משהו אחר – תלמדו את עצמכם
• דיבור עצמי חומל

להמשך מעקב אחרי טלי סגל:

להזמנת הרצאות וסדנאות לארגונים או לקבלת הצעת מחיר:

כתבו לנו בדוא"ל: talisegal@bobazman.com  או בטלפון: טלי – 052-9276510, עדי – 054-8142600

או פשוט השאירו הודעה באתר ונחזור.

הציצו בתפריט הסדנאות שלנו לארגונים.

אפשר לבחור סדנה על מיומנות ספציפית או להרכיב קורס לניהול זמן, לעובדים ולמנהלים, עם יכולת להתאים את התכנים לארגון, לקבוצה, לתחום המקצועי ולדרג.

לגרסת העמוקה – לפצח את נושא ניהול הזמן שלכם לאחת ולתמיד, ולבסס הרגלי ניהול זמן שיקדמו אתכם בכל תחום בחיים, קורס מאסטר לניהול זמן – התוכנית הכי יסודית ואפקטיבית שקיימת כיום בארץ.

היכנסו להתרשם וללמוד גם באתר האינטרנט שלנו בתוכו תוכלו לקרוא גם המלצות של משתתפי ההדרכות של בו בזמן.

הדף שלנו בפייסבוק: "בו בזמן – המקפצה לניהול זמן בעולם העבודה החדש – טלי סגל"

ואם אתם עדיין לא חלק מקהילת ניהול הזמן שלנו – מוזמנים להצטרף אלינו בפייסבוק "להספיק יותר ובנחת", או לקהילת הואטסאפ של בו בזמן. 

כמה מהתגובות שקיבלנו בסוף השיחה:

• היה מצוין! תודה!
• תודה רבה – חידשת לי בכמה דברים. ואת מקסימה!
• היה מעולה! נתן לי כמה רעיונות חדשים להתנהלות , ובהחלט אנסה ליישם בהקדם 🙂 תודה
• אתן מרשימות ומקסימות. תודה גדולה
• תודה, בהחלט נתן כלים צריך רק ליישם, בעיקר לעשות בנחת!
• תודה רבה לשתיכן! היה מעניין ומלמד
• תודה רבה! היה מצויין ומעשיר
• תודה רבה, היה מועיל ונחדש
• תודה רבה יום מקסים
• תודה רבה! טיפים מועילים מאד!!
• תודה רבה
• עברתי את הקורס של טלי לפני מספר שנים, ממליצה לכולן,
• תודה רבה, היה מעניין מאד!
• תודה רבה!! היה מעניין מאוד! לקחתי לי דברים להמשך